Analysis of SAP system financial module in the application of mining company

Aabstract: At present, the iron and steel industry situation is grim, the company vigorously promote saving energy, This requires that the financial sector to provide more timely and effective financial information, strengthen financial control and analysis function, especially for the cost control ability. In order to improve the accuracy of cost, narrowing the cost difference that can not be avoided, This text In the process of implementing SAP management system as the background, based on briefly introduces the basic situation of the company SAP system financial module, and analysis on the  difference and focus on improving the accuracy of cost in detail. Through the SAP system cost management concept understanding, describes the solution strategy from based work and effective way to improve the accuracy of the cost.
Keywords： SAP; financial management system; differences;the cost

1.課題研究的背景和意義

    近年來(lái)，隨著信息建設(shè)的大力普及，大多鋼鐵行業(yè)都陸續(xù)開始實(shí)施ERP項(xiàng)目，各礦業(yè)公司也跟隨時(shí)代腳步，加強(qiáng)信息化建設(shè)，組織實(shí)施SAP公司的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)建設(shè)。但是出于投資效益、系統(tǒng)與公司管理融合度及公司實(shí)際需求等多方面因素考慮，該公司只使用了SAP的ERP軟件中的MM（供應(yīng)）模塊、PP（生產(chǎn)）模塊、SD（銷售與分銷）模塊和FI/CO（財(cái)務(wù)）模塊四個(gè)模塊^[1] 。首先從公司總部和幾個(gè)具有代表意義的礦山開始實(shí)施ERP系統(tǒng)，通過(guò)調(diào)研、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置、單元（集成）測(cè)試、上線數(shù)據(jù)導(dǎo)入等，最終在2009年6月一期項(xiàng)目成功上線。待IT人員和業(yè)務(wù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)的管理理念和基本操作都有了深入了解后，公司又陸續(xù)組織實(shí)施了二期、三期項(xiàng)目，一共成功上線了10個(gè)單位。

    在以后的系統(tǒng)使用過(guò)程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的復(fù)雜多變性，系統(tǒng)也遭遇了或大或小的變動(dòng)，尤其是業(yè)務(wù)變更對(duì)財(cái)務(wù)模塊的影響，財(cái)務(wù)模塊是系統(tǒng)管理的核心部分，其他三個(gè)模塊任一模塊發(fā)生變化都會(huì)影響到財(cái)務(wù)對(duì)賬，供應(yīng)模塊和生產(chǎn)模塊造成的影響尤為嚴(yán)重，會(huì)直接影響到財(cái)務(wù)成本的準(zhǔn)確性。本篇論文重點(diǎn)分析ERP系統(tǒng)與原有新中大系統(tǒng)的差異和如何提高成本的準(zhǔn)確性。

2.公司SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)概況^[2]

    財(cái)務(wù)模塊包括FI（財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)）和CO（管理會(huì)計(jì)）兩大部分，其中FI包括總帳、往來(lái)、材料、固定資產(chǎn)、銷售開發(fā)票等部分的業(yè)務(wù)；CO主要是公司內(nèi)部的管理控制、利潤(rùn)分析、成本核算等。如圖1所示，可以清楚區(qū)分FI和CO的區(qū)別。

圖1：FI和CO的區(qū)別

    目前，公司實(shí)行SAP系統(tǒng)與原有新中大系統(tǒng)并行策略，兩套系統(tǒng)并行，無(wú)疑加重了相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作，上線三年來(lái)，通過(guò)業(yè)務(wù)人員與IT人員的共同努力與相互配合，現(xiàn)在很多賬目明細(xì)都是從SAP系統(tǒng)里導(dǎo)出的，比起上線之初，已經(jīng)大大減輕了工作量，存貨明細(xì)通過(guò)SAP報(bào)表導(dǎo)出，新中大系統(tǒng)只記錄總帳，部分礦山的固定資產(chǎn)明細(xì)也是通過(guò)SAP報(bào)表導(dǎo)出，以SAP系統(tǒng)的折舊方式為準(zhǔn)，為財(cái)務(wù)對(duì)賬查賬減輕了很多的負(fù)擔(dān)，圖2為公司已上線單位財(cái)務(wù)模塊的組織架構(gòu)，清楚的展示了該公司的層次結(jié)構(gòu)。

圖2：公司組織架構(gòu)

3.詳解SAP的成本管理理念

    產(chǎn)品成本控制^[3]模塊是生產(chǎn)和管理會(huì)計(jì)的交叉部分，成本管理子系統(tǒng)與銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存等系統(tǒng)密切聯(lián)系，是整個(gè)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)控制的重要環(huán)節(jié)。它可以更加準(zhǔn)確、快速的進(jìn)行成本費(fèi)用的歸集和分配，提高成本計(jì)算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。成本是在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中難以理解和實(shí)施的，掌握了企業(yè)成本核算的會(huì)計(jì)也基本完全掌握了整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)核算、管理的基本流程；說(shuō)到熟悉，我們從參加工作那天起無(wú)不時(shí)時(shí)刻刻的在聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于強(qiáng)調(diào)降低成本管理的重要性，我們基層的管理人員無(wú)不倡導(dǎo)和實(shí)施降低產(chǎn)品成本的各項(xiàng)措施，所以成本管理是極其重要的。

    公司的ERP系統(tǒng)的成本管理，是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)研討，確定自制半成品和產(chǎn)成品的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)和各個(gè)生產(chǎn)工序的作業(yè)價(jià)格，標(biāo)準(zhǔn)價(jià)乘以當(dāng)月的產(chǎn)量就是礦石或鐵精粉的計(jì)劃成本，實(shí)際成本則是通過(guò)前端業(yè)務(wù)部門發(fā)料到成本中心或者生產(chǎn)訂單，加上財(cái)務(wù)人員記入的各項(xiàng)費(fèi)用，月結(jié)時(shí)系統(tǒng)計(jì)算出實(shí)際成本減去計(jì)劃成本的差異，財(cái)務(wù)人員再按照差異計(jì)算公式來(lái)計(jì)算出出庫(kù)產(chǎn)品和庫(kù)內(nèi)產(chǎn)品各自所分?jǐn)偟牟町�，將差異手工記帳，差異的�?jì)算公式如下：

    （1）先結(jié)算礦石，將差異分到庫(kù)存商品和精粉生產(chǎn)成本

    礦石：實(shí)際生產(chǎn)成本 - 入庫(kù)計(jì)劃成本 = 半成品生產(chǎn)成本差異 （庫(kù)存商品和鐵精粉生產(chǎn)成本一部分）

    每噸礦石分?jǐn)偛町?= （起初半成品生產(chǎn)成本差異+本期半成品生產(chǎn)成本差異）/（起初庫(kù)存+本期入庫(kù)）

    本期領(lǐng)用分?jǐn)偛町?= 本期領(lǐng)用量*每噸礦石分?jǐn)偛町?/p>

    （2）再結(jié)算精粉，將差異分到庫(kù)存商品和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本

    精粉：實(shí)際生產(chǎn)成本 - 入庫(kù)計(jì)劃 = 產(chǎn)成品生產(chǎn)成本差異 （庫(kù)存商品和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本）

    每噸鐵精粉分?jǐn)偛町?= （起初成品生產(chǎn)成本差異+本期成品生產(chǎn)成本差異）/（起初庫(kù)存+本期入庫(kù)）

    本期銷售分?jǐn)偛町?nbsp;  =  本期銷售量*噸鐵精粉分?jǐn)偛町?/p>

    例：某礦山成本月結(jié)數(shù)據(jù)

將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)代入差異公式，算出：

    礦石應(yīng)轉(zhuǎn)走的差異為：34826.21

    f-02手工做賬：

    借：物料消耗-自制半成品（產(chǎn)成品訂單號(hào)）34826.21

    貸：自制半成品差異  34826.21

    精粉應(yīng)轉(zhuǎn)走的差異為：3618956.51

    f-02手工做賬：

    借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 3618956.51

    貸：產(chǎn)品成本差異 3618956.51

    注：（以上涉及的數(shù)據(jù)只是舉例說(shuō)明，不是公司實(shí)際數(shù)據(jù)。）

    此核算步驟清晰易懂，易于操作。同時(shí)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員對(duì)比實(shí)際成本和計(jì)劃成本，分析差異，找出造成差異的原因，從而能夠有效地控制成本。本文從SAP軟件成本管理模塊的應(yīng)用著手，從提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的角度，系統(tǒng)地總結(jié)了在該環(huán)境下提高產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的具體做法，以促使財(cái)務(wù)人員職能逐步向管理職能轉(zhuǎn)變。圖3為公司SAP系統(tǒng)的成本流，生動(dòng)形象的表明了成本的來(lái)龍去脈。

圖3：成本流

4.縮小差異提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

    4.1提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性所必需的基礎(chǔ)工作

    首先，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門操作人員的基礎(chǔ)會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)，讓其明白自己已成為會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生人員，會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確與否很大部分依靠他們準(zhǔn)確完整的業(yè)務(wù)操作。如對(duì)于年度內(nèi)降價(jià)幅度較大的物料，如果業(yè)務(wù)人員生產(chǎn)訂單的數(shù)據(jù)錄錯(cuò)更改不及時(shí)，很可能導(dǎo)致成本核算偏差較大，反映不了真實(shí)的成本水平。通過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)關(guān)鍵用戶查賬的習(xí)慣，每次結(jié)賬前都要檢查數(shù)據(jù)的正確性，使其明確操作后果——所有操作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均會(huì)在財(cái)務(wù)模塊得到體現(xiàn)，而不論其正確與否。因此財(cái)務(wù)部門要發(fā)揮主導(dǎo)管理的職能，從財(cái)務(wù)的角度規(guī)范業(yè)務(wù)操作。

    其次，強(qiáng)化流程的意識(shí)。業(yè)務(wù)人員要認(rèn)識(shí)到，不能單純認(rèn)為自己或自己部門的工作做好了就行了。流程的內(nèi)涵已打破了過(guò)去職能部門間的工作界限，一項(xiàng)工作任務(wù)的完成需要流程中的所有部門參與合作，共同完成。如一個(gè)產(chǎn)品訂單的成本核算需要計(jì)劃部門、配料發(fā)料部門、生產(chǎn)制造部門和財(cái)務(wù)成本核算部門共同來(lái)完成，任何一個(gè)部門操作的信息流存在問(wèn)題，整個(gè)成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要從思想上打破部門間的壁壘，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)溝通協(xié)商，一旦發(fā)現(xiàn)與平時(shí)結(jié)賬不一樣的地方，發(fā)現(xiàn)特殊問(wèn)題，立刻找相關(guān)部門咨詢溝通。

    最后，編制基于業(yè)務(wù)流程的SAP崗位操作手冊(cè)，將每個(gè)操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字相結(jié)合的形式詳細(xì)列明，并注明每個(gè)操作環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)以及可能帶來(lái)的后果，這樣不論公司人員如何變動(dòng)，均不會(huì)影響SAP操作的效果，有效地避免了因操作錯(cuò)誤帶來(lái)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的后果。這一工作需要專門的 SAP 項(xiàng)目小組去逐一制定，并在工作開展和解決問(wèn)題的過(guò)程中不斷細(xì)化。目前，通過(guò)幾次系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施，操作手冊(cè)已經(jīng)基本完善，只是關(guān)鍵用戶習(xí)慣依賴于相關(guān)模塊的IT人員，還需關(guān)鍵用戶和IT人員的共同努力來(lái)改善。

    4.2提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的途徑

    在標(biāo)準(zhǔn)成本核算方法下，要提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，應(yīng)著重從差異產(chǎn)生的根源著手，關(guān)注差異形成的過(guò)程及影響因素，管理好這些即可從源頭上提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

    一是材料價(jià)差部分應(yīng)注意的事項(xiàng)。為簡(jiǎn)化起見(jiàn)，將價(jià)差僅僅視為發(fā)票價(jià)格與采購(gòu)訂單中定價(jià)的差異，不考慮其他影響價(jià)差的因素。首先應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門(主要是采購(gòu)部門)每月及時(shí)取得購(gòu)貨發(fā)票，既是為了發(fā)票抵扣的需要，也是為了避免標(biāo)準(zhǔn)價(jià)偏差太大造成物料成本失實(shí)。比如，一個(gè)新的材料如果估價(jià)較高，而發(fā)票不能當(dāng)月取得的話，就可能造成使用該物料的產(chǎn)品成本偏高，直接影響到公司產(chǎn)品的盈虧核算，無(wú)法如實(shí)反映實(shí)際成本，也影響到了公司的相關(guān)決策。對(duì)于當(dāng)月確實(shí)無(wú)法取得發(fā)票的物料，需要在月底結(jié)賬之前由財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門共同確定材料估價(jià)，以確保價(jià)格相對(duì)準(zhǔn)確。對(duì)于上述工作要落實(shí)到位，采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門必須有一套相應(yīng)的管理機(jī)制來(lái)指導(dǎo)和約束，作為固定的流程確定下來(lái)。

    二是材料量差部分應(yīng)注意的事項(xiàng)。量差即因?qū)嶋H用料與系統(tǒng)用料數(shù)量的不同而產(chǎn)生的差異，可能因材料質(zhì)量問(wèn)題、生產(chǎn)設(shè)備問(wèn)題、過(guò)泵不十分精確等一些無(wú)法避免的客觀因素產(chǎn)生的誤差。生產(chǎn)部門是每天上傳生產(chǎn)數(shù)量和消耗數(shù)量，到月底的時(shí)候再次整理當(dāng)月生產(chǎn)總量和消耗總量，由于不可避免的誤差，月底總會(huì)有一筆總的調(diào)整，將當(dāng)月數(shù)量的差異調(diào)平，由于公司SAP的部分物料采用移動(dòng)平均價(jià)的計(jì)算方法，必然會(huì)產(chǎn)生與事實(shí)情況有出入的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)和前端部門多溝通，努力將誤差降到最低，以提高生產(chǎn)成本的準(zhǔn)確度。

5.結(jié)論

    總的來(lái)說(shuō)，ERP的主要內(nèi)涵是打破企業(yè)的四壁，把信息集成的范圍擴(kuò)大到企業(yè)的上下游，企業(yè)在實(shí)施完成了ERP系統(tǒng)后應(yīng)該使整個(gè)運(yùn)行貫穿于成本核算控制之中，突出核心作用，使之前置物流部分與后面的財(cái)務(wù)部分有機(jī)的結(jié)合在一起形成一個(gè)閉環(huán)的結(jié)構(gòu)，ERP系統(tǒng)各部門在系統(tǒng)作業(yè)上環(huán)環(huán)相扣，最終的單據(jù)由財(cái)務(wù)人員審核記帳，方便工廠內(nèi)部管理的內(nèi)部監(jiān)督﹑內(nèi)部控制，體現(xiàn)了集成管理思想

    ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供了一個(gè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理信息平臺(tái)，將企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)外部供需鏈上所有的資源與信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，盡量減少失誤操作，縮小系統(tǒng)差異，提高成本控制的力度與準(zhǔn)確性，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代化軟件的管理提升公司的精細(xì)管理。所以說(shuō)，公司實(shí)施ERP系統(tǒng)，根本的目的不在于為了引進(jìn)一套現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，更重要的是運(yùn)用ERP系統(tǒng)來(lái)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的精細(xì)化與集約化，而帶來(lái)的好處就是成本的降低、響應(yīng)客戶需求的時(shí)間更快、為客戶提供更好的服務(wù)。

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本文標(biāo)題：淺析SAP/ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊在礦業(yè)公司的應(yīng)用

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