三、企業(yè)管理基礎工作規(guī)范化

    企業(yè)管理基礎工作是指企業(yè)在整個生產經營管理活動中最基本的管理要素的操作過程。如各類管理業(yè)務中各種記錄、數(shù)據、標準和制度、文檔等操作，這些都是企業(yè)管理工作的基礎構成。企業(yè)管理基礎工作主要包括信息基礎、標準約定、規(guī)章制度、定額制定、質量計量、員工培訓等六個方面的內容。

    規(guī)范化管理是指企業(yè)依據統(tǒng)一的規(guī)定和標準，按照格式化的模式從事管理工作的過程。規(guī)范化管理的體現(xiàn)形式是：制度化、標準化、流程化、數(shù)據化。這里必須著重指出：把規(guī)范化管理理解成了單純的制度化、文件化、表格化管理是一種狹隘模糊的認識誤區(qū)。

    任何一種信息管理系統(tǒng)都必須建立在一定的管理基礎之上，ERP也不例外。管理基礎工作規(guī)范化是有效運行ERP的基本前提，實施ERP又促進和提高了企業(yè)管理基礎工作的水平，它們是一對辯證關系。雖然不是說一定要等打好基礎后再上系統(tǒng)，但是也必須看到企業(yè)管理基礎工作的質量優(yōu)劣和堅實程度是直接影響ERP應用成功的最關鍵的因素。可是許多企業(yè)卻往往忽視了這個極為重要的環(huán)節(jié)。

    企業(yè)的管理基礎工作規(guī)范化的內容十分豐富，這里強調以下兩個關鍵的方面：

    1、 理順與優(yōu)化工作流程

    規(guī)范化、標準化的工作流程是ERP基本架構的基礎，企業(yè)成功應用ERP系統(tǒng)則必須通過理順與優(yōu)化工作流程來創(chuàng)建一個相適應的良好運行環(huán)境和實施平臺。這正是將ERP先進的管理思想、方法與企業(yè)管理實際運作相結合的精髓，同時也是企業(yè)引進和應用ERP項目的重點和難點所在。理順與優(yōu)化工作流程是一項艱巨、復雜、細致的系統(tǒng)工程"牽一發(fā)動全身"，涉及到企業(yè)體系、思想觀念、思維方式、管理變革、機構調整、利益分配以及相關的經營、設計、生產、管理、服務等等工作流程的梳理與整頓。企業(yè)應當正確地理解ERP軟件與實際應用的關系，必須下大力氣學習和了解ERP的實質，權衡取舍，主動地創(chuàng)造條件滿足ERP的運行要求，這就是通常所講的注重企業(yè)內功，無論如何也不能省略這一步。強調重視理順與優(yōu)化工作流程，一定要結合企業(yè)的具體實際實事求是，防止不顧廠情司情"一刀切"和"推倒重建"的機械教條傾向。有的軟件商和學者一談到ERP就言必稱"業(yè)務流程重組"、"業(yè)務流程再造"等等，這種單純的學術觀點本身并沒有錯，問題是在于他們對中國企業(yè)的實際缺乏深入的了解，對不同類型的企業(yè)、不同的經營狀況、不同的管理模式、不同的運作時機缺乏唯物辯證的具體分析。筆者從經驗和教訓中認識到：對于一個經營環(huán)境較好，經濟實力較強，信息化建設比較成熟，信息管理系統(tǒng)應用取得一定經驗，管理基礎工作比較規(guī)范扎實的企業(yè)或一個新建待建的項目,引進ERP時強調"業(yè)務流程重組"、"業(yè)務流程再造"的觀點，就非常及時到位恰到好處。相反，弄得不好非但ERP實施難以奏效，反而攪亂了企業(yè)正常的管理秩序和生產流程，其結果事與愿違適得其反 。

    理順與優(yōu)化工作流程的基本思路是：抓住重點以企業(yè)財務工作為核心，從供應鏈管理、生產計劃管理、財務管理三個主要方面入手，采用從頂至下、層層分解、由粗到精、逐步細化的方法進行梳理和優(yōu)化并且落實到位。具體地講即抓住企業(yè)管理體系這個中心環(huán)節(jié)，對ERP模塊涉及到的企業(yè)主要管理業(yè)務進行描述，形成企業(yè)管理業(yè)務工作流程現(xiàn)狀圖。在此基礎上分專業(yè)分部門組織各種研究分析活動，從實現(xiàn)信息化的角度對各項業(yè)務流程的現(xiàn)狀進行分析、診斷和評估，查找存在的問題，提出業(yè)務流程優(yōu)化或改進的意見，形成既能滿足ERP運行條件又符合企業(yè)管理實際便于操作新的業(yè)務工作流程，業(yè)務工作流程用流程圖的形式來表達。

    企業(yè)在理順與優(yōu)化工作流程的過程中應采取部門主管、業(yè)務經辦、信息技術人員"三結合"的方法組織實施，并注意以下幾個問題：

    1）融入ERP先進的管理思想和標準工作流程，盡可能做到對本企業(yè)未來發(fā)展業(yè)務留有接口或余地。

    2）轉變管理觀念建立流程管理的新思路，按照計算機網絡和數(shù)據倉庫的模式全盤權衡考慮，對于有共性的工作流程應采用標準模塊的方法合理解決。財務業(yè)務流程特別要注意具有支持多單位、集團化核算的能力。

    3）充分考慮工作流程結果的標準輸出形式，提供豐富的查詢分析依據，為管理決策打下基礎，最好的方式是由企業(yè)自定義報表格式。

    4）流程應具備一定的科學性、靈活性和適應性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理順與優(yōu)化工作流程要與整頓組織機構相結合，機構的設立要適應新業(yè)務流程的需要，逐步向"扁平化"方向轉化。

    2、 整理與規(guī)范基礎數(shù)據

    企業(yè)管理在運作過程中，產生各種各樣的數(shù)據，大致可分為：公用基礎數(shù)據（靜態(tài)數(shù)據）和流程事務數(shù)據（動態(tài)數(shù)據）二類。

    公用基礎數(shù)據是指企業(yè)管理各部門可以共同使用的通用數(shù)據，例如：部門機構、崗位設置、員工名單、物料名稱、物料代碼、單據規(guī)則、技術標準、計量單位等。公用基礎數(shù)據是ERP系統(tǒng)初始化的重要依據。

    流程事務數(shù)據是指企業(yè)各專業(yè)職能管理部門、生產車間在各自專業(yè)日常管理中產生的各種數(shù)據。例如銷售訂單、采購訂單、計劃指令、財務計劃、生產、采購、銷售、庫存、人力資源、設備等管理過程中發(fā)生的單據報表等。

    在實際管理中這些數(shù)據大多數(shù)是由人工或通過計算機辦公軟件進行收集加工整理后保存在本地計算機或服務器上。由于企業(yè)內各管理職能專業(yè)性質和管理方法的差異，采用不同的軟件工具，這些軟件又具有自身特定的格式以及人為等因素的影響，使得數(shù)據輸入、數(shù)據格式、數(shù)據精度、取數(shù)時段、存儲方式、數(shù)據輸出等操作也不盡相同。因此冗余數(shù)據、錯誤數(shù)據、垃圾數(shù)據就不可避免的存在，這些都將影響系統(tǒng)的工作效率和運行安全。為了保證數(shù)據的真實性、正確性、及時性則必須對所有參加系統(tǒng)運行的數(shù)據和數(shù)據處理過程按統(tǒng)一約定的規(guī)則加以整理與規(guī)范。

    基礎數(shù)據規(guī)范化主要包括以下幾個方面：

    1） 規(guī)范數(shù)據元素

    數(shù)據元素是數(shù)據的最小組成單位，也就是不可再分的數(shù)據單位。數(shù)據元素規(guī)范化是整理與規(guī)范數(shù)據的基礎。

    主要包括：

    定義數(shù)據元素的名稱。例如物料基本信息、客戶、供應商、財務科目、設備名稱、單據編號、產品編碼、庫存量等等。數(shù)據元素的名稱必須具有唯一性，以區(qū)別其他數(shù)據元素，數(shù)據元素的名稱應簡潔明了盡量反映元素的含義和特征，便于理解和記憶。

    數(shù)據元素的代碼。一個信息系統(tǒng)有若干個數(shù)據元素，必須賦予代碼的形式以利管理。

    數(shù)據元素的結構。包含數(shù)據類型、數(shù)據精度、數(shù)據長度等，為ERP提供規(guī)范的數(shù)據格式。

    數(shù)據元素的取值。指數(shù)據元素可能取什么值（數(shù)據范圍），便于ERP系統(tǒng)分析員在分析問題時使用。

    數(shù)據元素的描述。描述該數(shù)據元素和其他數(shù)據元素之間的關系、換算方法，使數(shù)據元素的邏輯概念更加清晰，以利于ERP事件與過程處理。數(shù)據元素的規(guī)范化可用數(shù)據字典的形式來體現(xiàn)。

    2） 整理基礎數(shù)據。

    企業(yè)管理中產生的數(shù)據內容多數(shù)量大整理起來千頭萬緒，在實際工作中應以財務數(shù)據為中心，首先對物流管理和計劃管理的基礎數(shù)據進行分類和分析，重點放在財務期初庫存、物流物料明細和產品結構BOM清單數(shù)據的整理與準備上。同時對技術文件、工藝文件、工作中心定義、組織機構配置、庫存物料等進行清理、登記造冊。

    數(shù)據整理與準備的具體操作內容包括數(shù)據收集、分析、分類、錄入、核實、定義輸出單據報表格式等。一般情況下應先整理靜態(tài)的公用基礎數(shù)據，后整理動態(tài)的流程事務數(shù)據。由于期初數(shù)據反映的是上線時間點的數(shù)據，越近越好，但這些事務處理數(shù)據都是動態(tài)的，天天都在變化，過早準備不但沒有實際意義反而增加了對帳盤點的工作量，因此期初數(shù)據整理和準備需要制定周密的時間表，安排好計劃。

    在數(shù)據的整理過程中還應根據業(yè)務和管理的需要，適當增加新的數(shù)據項或者更改原數(shù)據定義并及時處理清理垃圾數(shù)據和已經失效的數(shù)據。做好定期數(shù)據備份，確保數(shù)據完整，在出現(xiàn)數(shù)據災難時可以恢復到最近的數(shù)據點，最大限度地減少損失，這樣做可以大幅度提高基礎數(shù)據整理的效率。

    ㈢企業(yè)管理基礎工作規(guī)范化

    企業(yè)管理基礎工作是指企業(yè)在整個生產經營管理活動中最基本的管理要素的操作過程。如各類管理業(yè)務中各種記錄、數(shù)據、標準和制度、文檔等操作，這些都是企業(yè)管理工作的基礎構成。企業(yè)管理基礎工作主要包括信息基礎、標準約定、規(guī)章制度、定額制定、質量計量、員工培訓等六個方面的內容。

    規(guī)范化管理是指企業(yè)依據統(tǒng)一的規(guī)定和標準，按照格式化的模式從事管理工作的過程。規(guī)范化管理的體現(xiàn)形式是：制度化、標準化、流程化、數(shù)據化。這里必須著重指出：把規(guī)范化管理理解成了單純的制度化、文件化、表格化管理是一種狹隘模糊的認識誤區(qū)。

    任何一種信息管理系統(tǒng)都必須建立在一定的管理基礎之上，ERP也不例外。管理基礎工作規(guī)范化是有效運行ERP的基本前提，實施ERP又促進和提高了企業(yè)管理基礎工作的水平，它們是一對辯證關系。雖然不是說一定要等打好基礎后再上系統(tǒng)，但是也必須看到企業(yè)管理基礎工作的質量優(yōu)劣和堅實程度是直接影響ERP應用成功的最關鍵的因素。可是許多企業(yè)卻往往忽視了這個極為重要的環(huán)節(jié)。

    企業(yè)的管理基礎工作規(guī)范化的內容十分豐富，這里強調以下兩個關鍵的方面：

    1、 理順與優(yōu)化工作流程

    規(guī)范化、標準化的工作流程是ERP基本架構的基礎，企業(yè)成功應用ERP系統(tǒng)則必須通過理順與優(yōu)化工作流程來創(chuàng)建一個相適應的良好運行環(huán)境和實施平臺。這正是將ERP先進的管理思想、方法與企業(yè)管理實際運作相結合的精髓，同時也是企業(yè)引進和應用ERP項目的重點和難點所在。理順與優(yōu)化工作流程是一項艱巨、復雜、細致的系統(tǒng)工程"牽一發(fā)動全身"，涉及到企業(yè)體系、思想觀念、思維方式、管理變革、機構調整、利益分配以及相關的經營、設計、生產、管理、服務等等工作流程的梳理與整頓。企業(yè)應當正確地理解ERP軟件與實際應用的關系，必須下大力氣學習和了解ERP的實質，權衡取舍，主動地創(chuàng)造條件滿足ERP的運行要求，這就是通常所講的注重企業(yè)內功，無論如何也不能省略這一步。強調重視理順與優(yōu)化工作流程，一定要結合企業(yè)的具體實際實事求是，防止不顧廠情司情"一刀切"和"推倒重建"的機械教條傾向。有的軟件商和學者一談到ERP就言必稱"業(yè)務流程重組"、"業(yè)務流程再造"等等，這種單純的學術觀點本身并沒有錯，問題是在于他們對中國企業(yè)的實際缺乏深入的了解，對不同類型的企業(yè)、不同的經營狀況、不同的管理模式、不同的運作時機缺乏唯物辯證的具體分析。筆者從經驗和教訓中認識到：對于一個經營環(huán)境較好，經濟實力較強，信息化建設比較成熟，信息管理系統(tǒng)應用取得一定經驗，管理基礎工作比較規(guī)范扎實的企業(yè)或一個新建待建的項目,引進ERP時強調"業(yè)務流程重組"、"業(yè)務流程再造"的觀點，就非常及時到位恰到好處。相反，弄得不好非但ERP實施難以奏效，反而攪亂了企業(yè)正常的管理秩序和生產流程，其結果事與愿違適得其反 。

    理順與優(yōu)化工作流程的基本思路是：抓住重點以企業(yè)財務工作為核心，從供應鏈管理、生產計劃管理、財務管理三個主要方面入手，采用從頂至下、層層分解、由粗到精、逐步細化的方法進行梳理和優(yōu)化并且落實到位。具體地講即抓住企業(yè)管理體系這個中心環(huán)節(jié)，對ERP模塊涉及到的企業(yè)主要管理業(yè)務進行描述，形成企業(yè)管理業(yè)務工作流程現(xiàn)狀圖。在此基礎上分專業(yè)分部門組織各種研究分析活動，從實現(xiàn)信息化的角度對各項業(yè)務流程的現(xiàn)狀進行分析、診斷和評估，查找存在的問題，提出業(yè)務流程優(yōu)化或改進的意見，形成既能滿足ERP運行條件又符合企業(yè)管理實際便于操作新的業(yè)務工作流程，業(yè)務工作流程用流程圖的形式來表達。

    企業(yè)在理順與優(yōu)化工作流程的過程中應采取部門主管、業(yè)務經辦、信息技術人員"三結合"的方法組織實施，并注意以下幾個問題：

    1）融入ERP先進的管理思想和標準工作流程，盡可能做到對本企業(yè)未來發(fā)展業(yè)務留有接口或余地。

    2）轉變管理觀念建立流程管理的新思路，按照計算機網絡和數(shù)據倉庫的模式全盤權衡考慮，對于有共性的工作流程應采用標準模塊的方法合理解決。財務業(yè)務流程特別要注意具有支持多單位、集團化核算的能力。

    3）充分考慮工作流程結果的標準輸出形式，提供豐富的查詢分析依據，為管理決策打下基礎，最好的方式是由企業(yè)自定義報表格式。

    4）流程應具備一定的科學性、靈活性和適應性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理順與優(yōu)化工作流程要與整頓組織機構相結合，機構的設立要適應新業(yè)務流程的需要，逐步向"扁平化"方向轉化。

    2、 整理與規(guī)范基礎數(shù)據

    企業(yè)管理在運作過程中，產生各種各樣的數(shù)據，大致可分為：公用基礎數(shù)據（靜態(tài)數(shù)據）和流程事務數(shù)據（動態(tài)數(shù)據）二類。

    公用基礎數(shù)據是指企業(yè)管理各部門可以共同使用的通用數(shù)據，例如：部門機構、崗位設置、員工名單、物料名稱、物料代碼、單據規(guī)則、技術標準、計量單位等。公用基礎數(shù)據是ERP系統(tǒng)初始化的重要依據。

    流程事務數(shù)據是指企業(yè)各專業(yè)職能管理部門、生產車間在各自專業(yè)日常管理中產生的各種數(shù)據。例如銷售訂單、采購訂單、計劃指令、財務計劃、生產、采購、銷售、庫存、人力資源、設備等管理過程中發(fā)生的單據報表等。

    在實際管理中這些數(shù)據大多數(shù)是由人工或通過計算機辦公軟件進行收集加工整理后保存在本地計算機或服務器上。由于企業(yè)內各管理職能專業(yè)性質和管理方法的差異，采用不同的軟件工具，這些軟件又具有自身特定的格式以及人為等因素的影響，使得數(shù)據輸入、數(shù)據格式、數(shù)據精度、取數(shù)時段、存儲方式、數(shù)據輸出等操作也不盡相同。因此冗余數(shù)據、錯誤數(shù)據、垃圾數(shù)據就不可避免的存在，這些都將影響系統(tǒng)的工作效率和運行安全。為了保證數(shù)據的真實性、正確性、及時性則必須對所有參加系統(tǒng)運行的數(shù)據和數(shù)據處理過程按統(tǒng)一約定的規(guī)則加以整理與規(guī)范。

    基礎數(shù)據規(guī)范化主要包括以下幾個方面：

    1） 規(guī)范數(shù)據元素

    數(shù)據元素是數(shù)據的最小組成單位，也就是不可再分的數(shù)據單位。數(shù)據元素規(guī)范化是整理與規(guī)范數(shù)據的基礎。

    主要包括：

    定義數(shù)據元素的名稱。例如物料基本信息、客戶、供應商、財務科目、設備名稱、單據編號、產品編碼、庫存量等等。數(shù)據元素的名稱必須具有唯一性，以區(qū)別其他數(shù)據元素，數(shù)據元素的名稱應簡潔明了盡量反映元素的含義和特征，便于理解和記憶。

    數(shù)據元素的代碼。一個信息系統(tǒng)有若干個數(shù)據元素，必須賦予代碼的形式以利管理。

    數(shù)據元素的結構。包含數(shù)據類型、數(shù)據精度、數(shù)據長度等，為ERP提供規(guī)范的數(shù)據格式。

    數(shù)據元素的取值。指數(shù)據元素可能取什么值（數(shù)據范圍），便于ERP系統(tǒng)分析員在分析問題時使用。

    數(shù)據元素的描述。描述該數(shù)據元素和其他數(shù)據元素之間的關系、換算方法，使數(shù)據元素的邏輯概念更加清晰，以利于ERP事件與過程處理。數(shù)據元素的規(guī)范化可用數(shù)據字典的形式來體現(xiàn)。

    2） 整理基礎數(shù)據。

    企業(yè)管理中產生的數(shù)據內容多數(shù)量大整理起來千頭萬緒，在實際工作中應以財務數(shù)據為中心，首先對物流管理和計劃管理的基礎數(shù)據進行分類和分析，重點放在財務期初庫存、物流物料明細和產品結構BOM清單數(shù)據的整理與準備上。同時對技術文件、工藝文件、工作中心定義、組織機構配置、庫存物料等進行清理、登記造冊。

    數(shù)據整理與準備的具體操作內容包括數(shù)據收集、分析、分類、錄入、核實、定義輸出單據報表格式等。一般情況下應先整理靜態(tài)的公用基礎數(shù)據，后整理動態(tài)的流程事務數(shù)據。由于期初數(shù)據反映的是上線時間點的數(shù)據，越近越好，但這些事務處理數(shù)據都是動態(tài)的，天天都在變化，過早準備不但沒有實際意義反而增加了對帳盤點的工作量，因此期初數(shù)據整理和準備需要制定周密的時間表，安排好計劃。

    在數(shù)據的整理過程中還應根據業(yè)務和管理的需要，適當增加新的數(shù)據項或者更改原數(shù)據定義并及時處理清理垃圾數(shù)據和已經失效的數(shù)據。做好定期數(shù)據備份，確保數(shù)據完整，在出現(xiàn)數(shù)據災難時可以恢復到最近的數(shù)據點，最大限度地減少損失，這樣做可以大幅度提高基礎數(shù)據整理的效率。

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本文標題：企業(yè)應用ERP管理基礎工作規(guī)范化：制造企業(yè)應用ERP的準備階段（3）

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