對企業來說，維持正常運營的資金中占最大比重的是存貨。為了進行合理的庫存管理。提高企業資金周轉速度和盈利率，越來越多的企業開始和正在通過信息系統對企業進行業務財務管理。本文以A集團公司庫存管理信息化為例提出如何通過優化企業庫存管理業務流程實現企業庫存信息化管理。
合理高效的庫存管理應建立在良好流程的基礎上，庫存信息化管理的首要任務應是優化現有流程，通過優化流程，將傳統的面向“職能”管理改為面向“流程”管理，對不同部門相同“流程”的業務只按照流程管理的思路進行描述，變復雜流程為簡化流程。下面以用友U8供應鏈管理系統為例對企業存貨管理流程優化進行闡述。
一、手工管理模式下流程分析
（一）信息共享問題：企業內部信息流不暢通，信息共享程度低，重復工作多，信息流轉不及時，不準確，經常出現人為錯誤而不能及時發現，影響整個生產進度。
（二）數據匹配性不好，作為付款依據的信息少，如當前欠款情況、交期及時性、質量情況、已核銷訂單等均缺乏信息渠道，審批有一定的盲目性。
（三）無法及時掌握全部產品采購的近期缺料信息（包括缺什么？何時需要？），缺乏對未來供貨市場供貨趨勢與走向的預測，造成臨時采購現象較多，同時由于不少材料采購供應周期長，供應部門經常處于措手不及的境地，忙于趕任務，缺乏良好的計劃性。
（四）無法實現采購價格的動態管理和合同執行的有效控制。對于供應商的價格管理基本根據采購合同實行，不考慮價格歷史變動問題。由于供應部門工作人員日常大量時間忙于了解各種信息和催貨，對于確實能直接產生效益的供應商選擇、比價控制等工作做的較少，日常工作重點主要在應對生產上。
（五）業務人員難以及時了解庫存信息。各部門無法了解庫存量的最新信息，只能通過進、出、銷報表了解庫存信息，信息不及時且準確性不高。
二、業務流程優化設計
業務流程優化的核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、重復工作、協調工作量，從而提高增值活動效率。
具體描述如下：
（一）實現從傳統面向職能管理轉變為面向流程管理，將業務的審核與決策點定位于業務流程執行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度。
（二）強調業務流程中每一個環節上的活動盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如去掉不必要的審核等。并從整體流程全局最優（而不是局部最優）的目標，設計和優化流程中的各項活動。
（三）業務流程之間盡量實現單點接觸，這不僅有利于流程通暢、責任明確，而且有利于提高內、外部顧客的滿意度。
（四）在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權分工管理，授權分工管理必然會在一定程度上導致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運行模式時，重視現代計算機信息技術的應用，以便協調業務分散與管理集中之間的矛盾。
基于以上思想和原則，業務流程重組的總體思路應為：
1.實現從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉變；
2.從“流程”出發調整崗位職責、部門職責及績效考核指標；
3.明晰企業控制的三個層次：事先計劃、事中監控和事后分析。
三、企業庫存管理信息化具體實施方案
利用用友U8供應鏈管理系統進行重新流程設計，實現流程全程計算機規范化管理，通過計算機控制物流工作，規范庫房管理的業務流程，徹底甩掉傳統的手工記賬流程。同時應配合新業務流程完善各項規章制度，形成各環節工作人員相互監督制約機制，加強系統制約功能。
業務系統和財務系統建設通過銷售管理、生產管理、合同管理、采購管理、庫存管理、應收應付款管理、存貨核算七大功能模塊，從而形成涵蓋企業全部業務流程的四個控制系統。
（一）采購計劃控制系統
計算機系統根據企業年度生產作業計劃，按各型號產品的外購材料消耗(配套)定額水平，結合庫存情況生成年度采購計劃。計劃員根據采購計劃與供應商簽訂合同， 通過軟件管理系統中的“合同管理”模塊生成電子合同。進行逐級審批，審批合格后，合同生效。超計劃合同，計算機系統自動鎖定無法輸入審核。通過上述控制提高采購計劃的準確性和及時性，使物資管理部門對月需求量做到心中有數，由事后統計轉為事前控制。
（二）采購付款控制系統
采購人員依據采購合同，提交付款申請。采購會計在網上開具機制付款單。付款單上標明供應商名稱、合同編號、付款金額等。系統自動按照合同進行審核，審核合格后，系統自動在合同中減去所付金額，付款金額必須小于等于合同所剩金額，超合同金額與無合同不能開具機制付款單。
（三）入庫核銷資金控制系統
采購人員依據采購合同，在網上開具機制入庫單。入庫單上標明供應商名稱、合同編號、品名規格、計量單位、入庫數量等。保管員按照實際交庫量進行審核，審核合格后，系統自動在合同中減去所開具的物資數量，入庫單數量必須小于等于合同所剩數量，超合同數量與無合同不能開具機制入庫單。
（四）查詢控制系統
供應部門物資管理工作業務，全部通過計算機系統完成，計算機完成的每一項操作在系統中都留有記載，從面實現通過系統對計劃、合同、入庫、出庫、資金占用、掛賬、付款信息的查詢，為實時了解各環節工作狀態起到了關鍵作用，并形成了監督制約保證體系，促進了規范化管理。
四、庫存管理信息化后實現的功能
（一）依托網絡，利用庫存電算化管理軟件建立共享平臺。增加信息共享度，為銷售、生產部門提供有效的信息。
（二）通過重新設置采購流程，以采購合同派生庫存管理相關數據，保證數據的唯一性、準確性。
（三）通過重新設置采購付款流程，采購付款與采購合同實行掛接，可通過查詢每筆合同的付款和到貨進度，提供充足付款依據，防止出現盲目付款現象。
（四）可實現隨時平衡采購計劃；系統自動生成各零部件的配套單，可動態掌握存貨的數量及狀態，為平衡生產，杜絕缺件、超儲等情況的發生提供了有力的支撐平臺。
（五）利用系統具備的多屬性報警功能，如庫存超儲和再訂貨提示，油封期提示與批次管理，可充分掌握庫存資產的質量狀態，使企業資產得到更有效的管理。
（六）系統投入使工作效率顯著提高。
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本文標題：優化業務流程，實現庫存信息化管理
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